(1) 法定調書関係(総論)

Q1-1 本人へ交付する源泉徴収票や支払調書へマイナンバー(個人番号)を記載してよいですか。

(答)

税法上、本人に対して交付する義務がある源泉徴収票や支払通知書等には、マイナンバー(個人番号)(※給与所得の源泉徴収票及び退職所得の源泉徴収票については、支払者の法人番号を含む。)の記載はしません。

なお、税法上、本人に対して交付する義務がない法定調書についても、支払内容の確認などのために本人に対して写しを交付する場合があるかと思いますが、そのような行為は、番号法上の特定個人情報の提供制限を受けることとなるため、本人及び支払者等のマイナンバー(個人番号)を記載することはできません。

(参考)

個人情報保護法28条に基づく開示請求による場合等においては、交付を受ける本人のマイナンバー(個人番号)に限っては提供できる旨、「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(事業者編)に関するQ&A」(個人情報保護委員会)のQ5-7、Q5-8及びQ5-8-2に記載されています。

「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(事業者編)に関するQ&Aはこちら。(個人情報保護委員会ホームページへ移動します)

(更新理由)

当初、従業員に交付する源泉徴収票等には、その従業員のマイナンバー(個人番号)を記載することとなっていましたが、平成27年10月2日に所得税法施行規則等の改正が行われ、企業の従業員など給与の支払を受ける方に交付する源泉徴収票などへのマイナンバー(個人番号)の記載は行わないこととされたため、内容を更新しました。詳しくは、「本人へ交付する源泉徴収票や支払通知書等への個人番号の記載不要について(PDF/207KB)」をご覧ください。

Q1-2 従業員や講演料等の支払先等からマイナンバー(個人番号)の提供を受けられない場合、どのように対応すればよいですか。(平成30年4月27日更新)

(答)

法定調書の作成などに際し、従業員等からマイナンバー(個人番号)の提供を受けられない場合でも、安易に法定調書等にマイナンバー(個人番号)を記載しないで税務署等に書類を提出せず、従業員等に対してマイナンバー(個人番号)の記載は、法律(国税通則法、所得税法等)で定められた義務であることを伝え、提供を求めてください。

それでもなお、提供を受けられない場合は、提供を求めた経過等を記録、保存するなどし、単なる義務違反でないことを明確にしておいてください。従業員等との間でマイナンバー(個人番号)の提供の有無を判別できますので、特定個人情報保護の観点からも経過等の記録を行うことが望ましいものと考えられます。

なお、税務署では、社会保障・税番号<マイナンバー>制度に対する国民の理解の浸透には一定の時間を要する点などを考慮し、マイナンバー(個人番号)・法人番号の記載がない場合でも書類を収受することとしていますが、マイナンバー(個人番号)・法人番号の記載は、法律(国税通則法、所得税法等)で定められた義務であることから、今後の法定調書の作成などのために、今回マイナンバー(個人番号)の提供を受けられなかった方に対して、引き続きマイナンバーの提供を求めていただきますようお願いします。

(注) マイナンバー(個人番号)の提供を受けられない場合における、「提供を求めた経過等の記録、保存」は法令上の義務ではありません。「いつ提供を求め、その結果として提供を受けられなかった事実」を事後的に明らかにすることが可能であればよく、提供を受けることができなかった個別の事情までは記録する必要はありません。

Q1-3 マイナンバー制度が導入されたことにより、法定調書の提出義務の範囲やその基準に変更はありますか。

(答)

法定調書の提出義務の範囲やその基準について、マイナンバー制度の導入に伴う変更はありません。

Q1-4 当初、マイナンバー(個人番号)の提供が受けられなかったため法定調書にマイナンバー(個人番号)を記載せずに提出し、その後になってマイナンバー(個人番号)の提供が受けられた場合には法定調書を再提出(無効分・訂正分を提出)する必要はありますか。(平成31年4月1日更新)

(答)

マイナンバー(個人番号)は、住所や氏名と同様に法令で定められた記載事項(法定記載事項)となっており、マイナンバー(個人番号)を記載すべき法定調書にマイナンバー(個人番号)の記載がない調書は、法定記載事項を満たしていないことになります。そのため、マイナンバー(個人番号)の記載がない法定調書の提出後にマイナンバー(個人番号)の提供を受けた場合には、原則として再提出していただく必要があります。

しかし、マイナンバー(個人番号)以外の事項が正しく記載されている場合には、法定調書の提出義務がある方の事務負担に鑑み、再提出をしなくても差し支えありません。

ただし、再提出をしない場合には、税務署から記載がない理由を確認させていただく場合がありますので、マイナンバー(個人番号)の取得の経緯を記録するとともに、次回以降法定調書を提出する際には確実にマイナンバー(個人番号)を記載するように留意してください。

なお、マイナンバー(個人番号)を記載していたものの、記載したマイナンバー(個人番号)に誤りがあった場合には、従来の法定調書の訂正方法と同様に訂正(無効分・訂正分を提出)する必要があります。

Q1-5 支払を受ける者からマイナンバー(個人番号)の提供が受けられなかった場合、マイナンバー(個人番号)を記載せずに法定調書を提出することとなりますが、その場合、摘要欄に何か表示する必要はありますか。

(答)

マイナンバー(個人番号)の記載がない理由を摘要欄に記載する必要はありませんが、記載のない理由を確認させていただく場合がありますので、記載できない理由等を別途記録するなど、分かるようにしておいていただくようお願いします。

Q1-6 法定調書を提出した後に、マイナンバー(個人番号)が変更された方について、変更後のマイナンバー(個人番号)により再度法定調書を提出する必要はありますか。

(答)

法定調書を作成する日の現況によるマイナンバー(個人番号)を記載するため、法定調書を提出した後に、マイナンバー(個人番号)が変更された方については、再度法定調書を提出する必要はありません。

なお、マイナンバー(個人番号)の変更後に提出する法定調書については、変更後のマイナンバー(個人番号)を記載する必要があります。

Q1-7 提出基準に満たない金額の法定調書を作成し提出する場合に、番号を記載する必要はありますか。

(答)

金銭等の支払時等において、法定調書を提出しないことが明らかである場合には、個人番号関係事務は生じないことから、マイナンバー(個人番号)を取得することは認められません。

なお、支払金額が税法の定める一定の金額に満たず、税務署長に提出することを要しないとされている法定調書についても、税務署に提出する場合には、法定調書に変わりありませんので、支払者や支払を受ける方のマイナンバー(個人番号)又は法人番号を記載する必要があります。

※ 「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(事業者編)に関するQ&A(Q1-8)に、法定調書に記載するためにマイナンバー(個人番号)を利用することができる旨の記述がありますのでご確認ください。

Q1-8 法定調書の提出漏れが判明し、過去の分の法定調書の提出が必要となった場合、マイナンバー(個人番号)又は法人番号を記載して提出する必要はありますか。

(答)

平成28年1月1日以後の金銭等の支払等に係る法定調書を提出した後に、提出漏れがあったことにより、追加で提出する場合には、マイナンバー(個人番号)又は法人番号の記載が必要となります。

一方で、平成27年12月31日以前の金銭等の支払等に係る法定調書については、たとえ提出が平成28年1月1日以後になった場合でも、マイナンバー(個人番号)又は法人番号の記載は必要ありません(マイナンバー(個人番号)については番号法上、記載することは認められていません。)。

Q1-9 平成27年分以前の法定調書を提出する場合、現行の「レコードの内容及び記録要領」を使用すればよいですか。(平成29年1月4日更新)

(答)

平成27年分以前の法定調書であっても、平成28年1月1日以後に提出するものであれば、現行の「レコードの内容及び記録要領」を使用することとなっております。

なお、平成27年分以前の法定調書を提出する場合には、個人番号又は法人番号の欄には、何も記録しないでください。

Q1-10 令和3年12月31日でマイナンバー(個人番号)・法人番号の告知について6年間の猶予期間が終了しましたが、令和4年1月1日以後、金融機関等が6年間の猶予規定の適用を受けていた顧客に係る法定調書を提出する場合、マイナンバー(個人番号)又は法人番号を記載した法定調書を提出しなければならないのでしょうか。(令和4年10月24日更新)

(答)

マイナンバー(個人番号)・法人番号の告知について6年間の猶予規定の適用を受けていた方は、令和4年1月1日以後、最初に株式・投資信託等の売却代金や配当金等の支払を受ける日までに、金融機関等へマイナンバー(個人番号)又は法人番号の告知を行う必要があり、金融機関等は、告知を受けたマイナンバー(個人番号)又は法人番号を記載して法定調書を提出する必要があります。
 なお、6年間の猶予期間の終了後も、なおマイナンバー(個人番号)又は法人番号の告知がない顧客に対しては、「Q1-2 従業員や講演料等の支払先等からマイナンバー(個人番号)の提供を受けられない場合、どのように対応すればよいですか。」に準じて対応をお願いします。

(2) 法定調書関係(給与所得の源泉徴収票)

Q2-1 税務署に提出する給与所得の源泉徴収票へのマイナンバー(個人番号)の記載開始時期はいつからですか。

(答)

平成28年1月1日以後に支払うべき給与等に係る給与所得の源泉徴収票にマイナンバー(個人番号)を記載することとなります。

(参考) 所規改正附則(平成二六年七月九日財務省令第五三号)741

Q2-2 平成27年分以前において年末調整を行っていない場合、給与所得の源泉徴収票には扶養親族の氏名を記載していませんでしたが、社会保障・税番号<マイナンバー>制度導入後も扶養親族等の氏名やマイナンバー(個人番号)を記載しなくてもよいですか。(平成31年4月1日更新)

(答)

税務署へ提出する平成28年分以降の給与所得の源泉徴収票には、年末調整を行っていない場合であっても、従業員から提出を受けた扶養控除等申告書の記載に応じ、扶養親族等の氏名やマイナンバー(個人番号)を記載する必要があります。

なお、扶養控除等申告書の提出を受けていない場合、扶養親族等の氏名やマイナンバー(個人番号)について記載する必要はありません。

※ 受給者に交付する平成28年分以降の給与所得の源泉徴収票には、マイナンバー(個人番号)は記載しません。詳しくは、Q1-1を参照してください。

(3) 法定調書関係(報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書)

Q3-1 報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書の写しを、本人に交付する場合には、マイナンバー(個人番号)及び法人番号を当該調書に記載してもよいですか。(平成28年11月29日更新)

(答)

報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書は、所得税法上、本人に交付する義務がないため、報酬等の支払調書の写しを本人に交付する場合には、番号法上の特定個人情報の提供制限を受けることとなることから、マイナンバー(個人番号)を記載することはできません。

なお、法人番号については、マイナンバー(個人番号)とは異なり、番号法上の提供制限はありませんので、任意で記載いただくことは可能です。

Q3-2 支払金額が税法の定める一定の金額を超え、報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書などを税務署長に提出する必要があると判断できた段階で支払先からマイナンバー(個人番号)を収集しようと考えていますが、それでよいでしょうか。また、収集したが結果として法定調書の提出が不要になった場合、マイナンバー(個人番号)を廃棄する必要があると思いますが、その廃棄作業を行うまでの期間はどの程度許容されますか。

(答)

ご質問のように、法定調書の提出の要否が判断できた段階でマイナンバー(個人番号)を収集することができます。

また、収集した番号が不要となった場合には、毎年度末に廃棄を行う等の通常の事務の廃棄のタイミング等を捉えるなど、マイナンバー(個人番号)及び特定個人情報の保有に係る安全性及び事務の効率性等勘案し、適切に対応してください。

(参考) 「特定個人情報の適正な取扱いに関する ガイドライン(事業者編)」に関するQ&A Q6-5

Q3-3 報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書へのマイナンバー(個人番号)又は法人番号の記載開始時期はいつからですか。

(答)

平成28年1月1日以後に支払の確定する報酬等に係る支払調書からマイナンバー(個人番号)又は法人番号の記載が必要になります。

(参考) 所規改正附則(平成二六年七月九日財務省令第五三号)第61条

(4) 法定調書関係(不動産の使用料等の支払調書)

Q4-1 共有持分に係る不動産の使用料等の支払調書は、共有者全員のマイナンバー(個人番号)及び法人番号を記載する必要はありますか。

(答)

共有持分に係る不動産の使用料等の支払調書は、共有者ごとに作成することとされていますので、共有者ごとに支払調書を作成し、共有者のマイナンバー(個人番号)又は法人番号も記載した上で提出する必要があります。

また、それぞれの共有持分が不明な場合には、支払った総額を記載した支払調書を共有者の人数分の枚数を作成することとなっていますが、支払を受ける者の欄には、共有者連名ではなく各人ごとに記載してください。

なお、摘要欄には、1「共有持分不明につき総額を記載」とし、2他の共有者の数、3他の共有者の氏名(名称)及びマイナンバー(個人番号)又は法人番号を記載してください。

Q4-2 平成30年中に不動産の賃貸借契約時にマイナンバー(個人番号)の提供を受けた場合、平成31年1月に不動産の使用料の支払調書を提出するときには、再度本人確認措置が必要ですか。

(答)

平成30年中にマイナンバー(個人番号)の提供を受けた場合、本人確認措置をすでに行っているため、再度本人確認を行う必要はありません。

Q4-3 不動産の使用料等の支払調書について、共有者が複数いる場合(賃貸借契約も連名となっている場合)で、実際の振込先が1人の場合でも調書を複数作成する必要はありますか。

(答)

実際にお金を振り込んだ者ではなく、契約上金銭の支払を受けることとなっている者ごとに作成していただくこととなりますので、ご質問の場合、共有者ごとに支払調書を作成する必要があります(所規90)。

Q4-4 不動産を賃借していますが、これまで支払金額が税法の定める一定の金額に満たず、使用料の支払調書を提出していませんでした。社会保障・税番号<マイナンバー>制度の導入に伴い、今後は番号を収集し、調書を提出しなければならないのですか。

(答)

社会保障・税番号<マイナンバー>制度が導入されたことにより、支払調書の提出基準は変わっていません。このため、支払金額が税法の定める一定の金額に満たない場合には、これまでと同様に、不動産の使用料の支払調書を提出する必要はありません。

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