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  6. 電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】

電子帳簿保存法一問一答
【スキャナ保存関係】

目次

Ⅰ　通則
【制度の概要等】
問１  スキャナ保存制度はどのような内容となっていますか。
問２  どのような書類がスキャナ保存の対象となりますか。
問３  スキャナ保存の承認を受けている場合、国税関係書類の書面（紙）は、スキャナで読み取った後、即時に破棄しても問題ないでしょうか。
問４  スキャン文書の保存により消費税の仕入税額控除は認められますか。
問５  「スキャナ」とは、どのようなものをいうのでしょうか。
問６  利用機器が私物であることについて、制約はありますか。
問７  「国税関係書類の受領をする者」とは、具体的にどのような者をいうのでしょうか。
問８  受領者等以外の者がスマートフォンやデジタルカメラ等を使用して読み取りを行うことは可能でしょうか。
問９  受領者等がスキャナで読み取りを行うことは可能でしょうか。
問10  従業員が立て替えた交際費等の領収書について、所要の事項を整理した精算書とともに提出させて、帳簿代用書類として使用していますが、このような帳簿代用書類は、スキャナ保存の対象とすることができますか。また、適時入力方式の対象となりますか。
問11  スキャナの読取サイズよりも大きい書類を受領した場合、その書類を左面と右面に分けてスキャナで読み取ることでも差し支えないでしょうか。
Ⅱ　適用要件
【基本的事項】
問12  スキャナ保存を行おうと考えていますが、どのような要件を満たさなければならないのでしょうか。
問13  「その業務の処理に係る通常の期間」については、規則第３条第１項第１号ロ及び同条第５項第１号ロにそれぞれ規定されていますが、その期間については同様に解してよいのでしょうか。
問14  ディスプレイやプリンタ等について、性能や事業の規模に応じた設置台数等の要件はありますか。
問15  電磁的記録の書面への出力に当たっては、画面印刷(いわゆるハードコピー)による方法も認められますか。
問16  電磁的記録を外部記憶媒体へ保存する場合の要件はどういうものがありますか。
問17  電磁的記録の検索機能は、現在使用しているシステムにおいて確保しなければならないのでしょうか。
問18  保存対象となるデータ量が膨大であるため複数の保存媒体に保存しており、一課税期間を通じて検索できませんが、問題はありますか。
問19  検索結果後の抽出されたデータを、ディスプレイの画面及び書面に速やかに出力することができれば、検索には多少の時間を要しても構いませんか。
問20  バックアップデータの保存は要件となっていますか。
問21  いわゆるオンラインマニュアルやオンラインヘルプ機能に操作説明書と同等の内容が組み込まれている場合、操作説明書が備え付けられているものと考えてもよいでしょうか。
問22  クラウドサービスの利用や、サーバを海外に置くことは認められますか。
【入力方式】
問23  「国税関係書類に係る記録事項の入力」を入力期間内に行うこととされていますが、入力期間内に単なるスキャニング作業を終えていればよいのでしょうか。
問24  「速やかに」入力する場合で、やむを得ない事由によりおおむね７営業日以内に入力できない場合は要件違反となるのでしょうか。
問25  「業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに行う」とは何日以内に入力すればよいのでしょうか。
問26  入力期間を誤って経過してしまった場合の取扱いはどのようになるのでしょうか。
問27  重要書類について速やかに入力又は業務サイクル後速やかに入力などの入力方式を、課税期間の中途で変更することは認められるのでしょうか。
【解像度】
問28  スマートフォンやデジタルカメラ等を使用して読み取りを行った場合、解像度について、規則第３条第５項第２号イ(1)に規定する「スキャニング時の解像度である25.4ミリメートル当たり200ドット以上」の要件を満たしていることをどのように判断するのでしょうか。
【電子署名】（平成27年９月30日前の承認申請に係るもの）
問29  認定認証事業者により特定認証業務が行われる電子署名とはどのようなものでしょうか。
【タイムスタンプ】
問30  一般財団法人日本データ通信協会が認定する業務に係るタイムスタンプとはどのようなものでしょうか。
問31  国税関係書類の受領者等がスキャニングした後、その国税関係書類全てについて、経理担当者が書面と電磁的記録とが同等であることを確認することとしている場合、受領者等が署名の上、おおむね３営業日以内にタイムスタンプを付す必要がありますか。
問32  受領者等が読み取る場合、受領等後、タイムスタンプを付すに当たり受領者等が当該国税関係書類に署名することとされていますが、押印は必要でしょうか。
問33  受領者等が読み取る場合に行う署名は、国税関係書類の表面に限られますか。
問34  タイムスタンプは、｢一の入力単位ごと｣に付すこととされていますが、このタイムスタンプが一の入力単位ごとに検証できるものである場合には、書類種別や部署ごとの電磁的記録の記録事項にまとめて付してもよいのでしょうか。
問35  受領者が領収書の読み取りを行ったため、受領の日からおおむね３営業日以内にタイムスタンプを付しましたが、その後、経理担当者が電磁的記録の記録事項の確認を行ったところ、署名不備や折れ曲がりなどのスキャンミスが判明し、再度読み取りを行うことが必要となりました。既に領収書の受領の日からおおむね３営業日を経過してしまいましたが、どのように対応すればよいでしょうか。
【大きさ情報】
問36  受領者等が読み取る場合で、国税関係書類の大きさがＡ４以下のときには、大きさに関する情報の保存が不要となりますが、国税関係書類の大きさがＡ４以下とはどのように判断するのでしょうか。
【訂正削除履歴の確保】
問37  市販のヴァージョン管理ソフトを使用すれば、訂正又は削除の履歴の確保（ヴァージョン管理）の要件を満たしているといえるのでしょうか。
問38  具体的にどのようなシステムであれば、訂正又は削除の履歴の確保の要件を満たしているといえるのでしょうか。
問39  訂正削除ができないシステムでもよいのでしょうか。
【入力を行う者等の情報】（平成27年９月30日以後の承認申請に係るもの）
問40  「国税関係書類の入力を行う者」とは、単にスキャニングを行う者のことをいうのでしょうか。
問41  受領者が領収書の読み取りを行い、その後、経理担当者が経理処理の際に必要に応じ画像と領収書の書面が同等であることを確認することとしていますが、この場合、入力を行う者とはどの者になりますか。
問42  平成27年９月30日以後に行う承認申請について、「入力を行う者又はその者を直接監督する者に関する情報を確認することができるようにしておくこと」とは、電子署名を行う方法も認められますか。
【適正事務処理要件】（平成27年９月30日以後の承認申請に係るもの）
問43  規則第３条第５項第１号ロに規定する「各事務の処理に関する規程」、同項第４号の「適正な実施を確保するために必要な体制及び手続に関する規程」及び同条第６項の「事務の手続を明らかにした書類」との違いは何でしょうか。
問44  「相互に関連する各事務について、それぞれ別の者が行う体制」とは、どのような体制をいうのでしょうか。
問45  私は、１人で建設業を営んでいます。この度、国税関係書類（契約書、領収書）のスキャナ保存を始めようと考えていますが、１人では、適正事務処理要件を満たすことはできないのでしょうか。
問46  当社は、代表取締役とその妻が経理部長を務め、２人で製品製造販売を営んでいる同族法人です。この度、国税関係書類(請求書、納品書、見積書(控)、注文書)のスキャナ保存を始めようと考えていますが、適正事務処理要件を満たすためには、具体的にどのような規程を整備すればよいのでしょうか。
問47  妻と２人で事業を営んでいる個人事業者ですが、「各事務について、それぞれ別の者が行う体制」とは、具体的にどのように体制を整備すればよいのでしょうか。
問48  「定期的な検査」とは、具体的にどの程度定期的に検査を行えばよいのでしょうか。
問49  「定期的な検査」は、検査の対象となる各事務を行っている者が行ってもよいのでしょうか。
問50  当社では、受領者が事業用のクレジットカードにより支払を行った経費の領収書について、受領者自身又は経理担当者等が読み取りを行い、その後、クレジットカード会社から発行されるカード利用明細（一般的に月末等に送られる明細であって、店頭において決済時に交付される「カード利用控え」ではありません。以下同じ。）と読み取った画像をひも付けて管理することとしています。
 この場合、「定期的な検査」の前に領収書の書面を廃棄してもよいでしょうか。
問51  「不備があると認められた場合において、その報告」とは誰に報告すればよいのでしょうか。また、「改善のための方策の検討を行う体制」はどのような体制をいうのでしょうか。
【出力】
問52  「拡大又は縮小して出力することが可能であること」とは、Ａ４サイズの書類をＡ３サイズで出力できなければならないのでしょうか。
問53  スキャン文書について圧縮して保存することは認められないのでしょうか。
問54  ４ポイントの大きさの文字を認識することが困難である場合に、解像度等はどのように設定して入力すればよいのでしょうか。
問55  JIS X6933に準拠したテストチャートのJISにおける使用方法としては、目視試験において50パーセント超の認識ができればよいこととなっていますが、国税関係書類のスキャナ保存においても、同様に４ポイントの文字及びISO図形言語のうち50パーセント超の認識ができる設定で入力すればよいのでしょうか。
問56  ４ポイントの文字が認識できる各種機器の設定（読取解像度、階調、圧縮のレベル等）については、スキャナ等の各種機器の購入時に、テストチャートを使用して行ったテストの結果によるものでよいのでしょうか。
【検索機能】
問57  スキャナで読み取った画像データをテキスト化することができない場合でも、検索の条件として主要な記録項目を設定することができなければならないのでしょうか。
【一般書類】
問58  適時に入力する方法が可能な一般書類とは、具体的にどのような書類が対象となるのでしょうか。
問59  一般書類であれば、過去に遡って保存されている書類をスキャナ保存に代えてもいいのでしょうか。
問60  見積書や注文書などの一般書類について、その書類を受領者等がスマートフォンやデジタルカメラ等を使用して読み取りを行うことは可能でしょうか。
問61  規則第３条第６項に規定する国税庁長官が定める書類を定める告示（平成17年国税庁告示第４号）について、平成28年３月に改正が行われましたが、これはどのような改正でしょうか。
問62  規則第３条第６項に規定する国税庁長官が定める書類を定める告示（平成17年国税庁告示第４号）について、令和元年９月に改正が行われましたが、これはどのような改正でしょうか。
【過去分重要書類】
問63  当社は過去分重要書類のスキャナ保存に当たって、対象となる書類が膨大にあるのですが、数か月間に渡ってスキャナ保存の作業を行うことも可能でしょうか。
問64  過去分重要書類のスキャナ保存における「検査」とは、具体的にいつ、どのように検査を行えばよいのでしょうか。
Ⅲ　小規模企業者の特例（平成28年９月30日以後の承認申請に係るもの）
問65  中小企業基本法に定める小規模企業者は、「おおむね常時使用する従業員の数が20人（商業又はサービス業に属する事業を主たる事業として営む者については、５人）以下の事業者をいう。」とされていますが、「常時使用する従業員」とは、どのような従業員でしょうか。
問66  小規模企業者のおおむね常時使用する従業員の数について、「商業又はサービス業に属する事業を主たる事業として営む者については、５人以下の事業者をいう。」とされていますが、「商業又はサービス業」に該当するかはどのように判定するのでしょうか。
問67  例えば、支店又は事業所ごとの書類の単位でスキャナ保存の承認を受ける場合、小規模企業者の特例における「おおむね常時使用する従業員の数」について、当該支店又は事業所の従業員の数により判定するのでしょうか。
問68  当社は、おおむね常時使用する従業員が５人であるため、小規模企業者に該当しますが、小規模企業者の特例を適用しないことは可能でしょうか。
問69  税務代理人が定期的な検査を行う小規模企業者の特例について検討していますが、申請書を提出する際に税務代理権限証書を合わせて提出する必要がありますか。
問70  私は、スキャナ保存の承認を受けている法人の税務代理人ですが、決算時には、決算の基となる書類についてチェックを行っています。小規模企業者の特例を適用する場合、これとは別に定期的な検査が必要でしょうか。
Ⅳ　申請手続等
【提出時期】
問71  領収書の写しは７月１日から、請求書の写しは８月１日から、電磁的記録等による保存を行おうとする場合、申請手続及び承認年月日はどうなりますか。
問72  郵送により提出された承認申請書の提出日については、国税通則法第22条の規定に基づき、郵便物の通信日付印により表示された日に提出があったものとして取り扱われるのでしょうか。
【申請方法】
問73  電磁的記録等による保存等の承認を受けようとする場合には、申請書の提出期限までに財務省令に定める要件を全て満たしていなければなりませんか。
問74  スキャナ保存の承認については、「請求書等の発行先ごと」や「請求金額が100万円以下」などによる単位で受けることができますか。
問75  法人税に係る国税関係書類を本店のほか各事業所ごとに作成、保存している場合、各事業所の長が各事業所の所在地の所轄税務署長に対して法第４条第３項の承認申請を行うことができるのでしょうか。
問76  法第６条第６項の規定により複数の申請書を一の税務署長に提出する場合に、添付書類は申請書の部数と同部数だけ提出しなければなりませんか。
問77  法人の納税地はＡ市にあるが実体はＢ市にある場合に、法人税に係る国税関係帳簿書類の電磁的記録等による保存等の申請書をＢ市を所轄する税務署長を経由して提出することはできますか。
問78  連結子法人３社が、いずれも連結親法人が開発したシステムによりスキャナ保存を行おうとする場合、これらの３社の申請書を連結親法人の申請と同時に連結親法人の納税地の所轄税務署長を経由して提出することができるのでしょうか。
問79  申請書に添付する「申請に係る国税関係帳簿書類に係る電子計算機処理に関する事務手続の概要を明らかにした書類」は、具体的にどの程度の内容を記載したものが必要となりますか。
問80  自社で使用するスキャナソフト等について、電子帳簿保存法の要件を満たしているか分からないのですが、どのようにしたらよいですか。
問81  公益社団法人日本文書情報マネジメント協会により認証されたソフトウェアとはどのようなものでしょうか。
問82  承認申請書（市販のソフトウェアのうちＪＩＩＭＡの認証を受けているもの）についてはどのような場合に使用できますか。
【変更・取りやめ】
問83  システム変更があった場合には、その程度のいかんを問わず、変更の届出書を提出しなければなりませんか。
問84  取りやめの届出書は、電磁的記録等による保存等をやめようとする日の何日前までに提出しなければなりませんか。
問85  取りやめの届出書を提出した場合、その取りやめの届出書を提出した日において保存等している電磁的記録等は、そのまま電磁的記録等により保存等することとしてもよいのでしょうか。
問86  平成28年度の税制改正前の承認済国税関係書類について、この改正前のスキャナ保存の要件のままスキャナ保存をしたいのですが、手続は必要でしょうか。
問87  平成28年度の税制改正前の承認済国税関係書類について、平成28年度の税制改正後のスキャナ保存の要件を適用してスキャナ保存をしたい場合には、変更の届出書を提出すればよいのでしょうか。
問88  平成28年度の税制改正前の承認済国税関係書類について、平成28年度の税制改正後のスキャナ保存の要件を適用してスキャナ保存をすることとした場合、改正前の承認済国税関係書類に係る取りやめの届出書を提出することとなるのでしょうか。
問89  平成28年度の税制改正前の承認済国税関係書類について、平成28年９月30日に承認申請書を提出し、平成29年１月１日から平成28年度の税制改正後の要件を適用してスキャナ保存をすることとなった場合、平成28年12月31日までの国税関係書類について、保存はどのように行えばよいのでしょうか。

用語の意義

 本一問一答において、次に掲げる用語の意義は、それぞれ次に定めるところによる。

法………………………………………………………  電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律をいう。
規則……………………………………………………  電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律施行規則をいう。
28改正規則……………………………………………  電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律施行規則の一部を改正する省令（平成28年財務省令第26号）をいう。
取扱通達………………………………………………  平成10年５月28日付課法５−４ほか６課共同「電子帳簿保存法取扱通達の制定について」（法令解釈通達）
国税……………………………………………………  法第2条第1号((定義))に規定する国税をいう。
国税関係帳簿書類……………………………………  法第2条第2号((定義))に規定する国税関係帳簿書類をいう。
国税関係帳簿…………………………………………  法第2条第2号((定義))に規定する国税関係帳簿をいう。
国税関係書類…………………………………………  法第2条第2号((定義))に規定する国税関係書類をいう。
電磁的記録……………………………………………  法第2条第3号((定義))に規定する電磁的記録をいう。
保存義務者……………………………………………  法第2条第4号((定義))に規定する保存義務者をいう。
スキャナ保存…………………………………………  法第4条第3項((国税関係書類の電磁的記録による保存))の承認を受けている国税関係書類に係る電磁的記録による保存をいう。
スキャン文書…………………………………………  法第４条第３項((国税関係書類の電磁的記録による保存))の承認を受けて書面による保存に代えて一定の要件の下でスキャナで読み取って作成した電子化文書をいう。

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