電子帳簿保存法施行規則第3条第1項では、帳簿の電子データを保存する場合の要件を規定しています。
(注) 書類の電子データを保存する場合、書類のスキャナ保存をする場合等の要件は、それぞれ異なります。
帳簿に係る電子計算機処理に、次の要件を満たす電子計算機処理システムを使用すること。
帳簿に係る電磁的記録の記録事項とその帳簿に関連する他の帳簿の記録事項との間において、相互にその関連性を確認できるようにしておくこと
帳簿に係る電磁的記録の保存等に併せて、システム関係書類等(システム概要書、システム仕様書、操作説明書、事務処理マニュアル等)の備付けを行うこと
帳簿に係る電磁的記録の保存等をする場所に、その電磁的記録の電子計算機処理の用に供することができる電子計算機、プログラム、ディスプレイ及びプリンタ並びにこれらの操作説明書を備え付け、その電磁的記録をディスプレイの画面及び書面に、整然とした形式及び明瞭な状態で、速やかに出力できるようにしておくこと
帳簿にかかる電磁的記録について、次の要件を満たす検索機能を確保しておくこと