令和2年分の年末調整から、生命保険料控除、地震保険料控除及び住宅借入金等特別控除に係る控除証明書等について、勤務先への電子データによる提供が可能となったことなどを受けて、年末調整手続の電子化に向けた施策が実施されます。
 ここでは、年末調整手続の電子化に関する各種情報を掲載しています。

1 年末調整手続の電子化の概要

これまで年末調整手続は、

  • 1 従業員(給与等の支払を受ける方)が、保険会社、金融機関、税務署等の控除証明書発行主体(以下「保険会社等」といいます。)から控除証明書等を書面(ハガキ等)で受領
  • 21の記載内容を保険料控除申告書、住宅借入金等特別控除申告書等に転記の上、控除額を計算し、記入
  • 32の申告書や配偶者控除等申告書など、年末調整の際に作成する各種申告書(以下「年末調整申告書」といいます。)を作成し、勤務先(給与等の支払者)に提出
  • 4 勤務先において、提出された年末調整申告書に記載された控除額の検算、添付書類等の確認を行った上で、年税額を計算

という流れで進められていました。

年末調整手続の電子化は、

  • 1 従業員が、保険会社等から控除証明書等を電子データで受領
  • 21の電子データを年末調整控除申告書作成用ソフトウェア(注)にインポート(自動入力、控除額の自動計算)
  • 3 控除額が自動計算された年末調整申告書データを勤務先に提供
  • 4 勤務先において、3のデータを給与システム等にインポートして年税額を計算

を行うもので、電子化することにより従業員、勤務先の年末調整に要する事務を簡便化するものです。

※ 年末調整控除申告書作成用ソフトウェア(年調ソフト)とは、年末調整申告書について、従業員が控除証明書等データを活用して簡便に作成し、勤務先に提出する電子データ又は書面を作成する機能を持つ、国税庁が無償で提供するソフトウェアです。 

(年末調整手続の電子化概要図(PDF/504KB))。

2 年末調整手続の電子化のメリット

年末調整手続を電子化することにより、以下のようなメリットがあります。

  • ・従業員にとっては、控除証明書データを利用して年調ソフトで年末調整申告書データを作成することで、手書きによる手続(年末調整申告書の記入、控除額の計算など)、が省略でき、年末調整申告書の作成が簡素化できます。また、書面で提供を受けた証明書を紛失した場合、金融機関に対し、再発行を依頼しなければなりませんが、電子化によりその手間も不要となります。
     なお、従業員が控除証明書を取得する方法として、「マイナポータル連携」を利用する場合には、複数の控除証明書を一度の処理で取得することができますので、より従業員の利便性が高まります。
  • ・勤務先にとっては、従業員から受領した年末調整申告書データを給与システム等にインポートすることにより、控除額の検算が不要、添付書類等の確認に要する事務の削減、年税額の自動計算等が可能となります。さらに、書面による年末調整の際に必要だった、年末調整申告書や控除証明書等の保管に要するコストも削減することができます。

※1 マイナポータル連携とは、従業員が年末調整申告書データの作成中に保険料控除等で使用する控除証明書等データを、マイナポータルから自動取得するもので、簡便・効率的に年末調整申告書を作成することが可能となります。
 詳細については、今後、掲載予定の「マイナポータルを活用した年末調整及び確定申告の簡便化」のページをご覧ください

※2 年末調整申告書等を電子データで受領し年税額の計算等を行うためには、勤務先の給与等のシステムが年末調整申告書データの取込みに対応する必要があります。
 詳しくはご利用の給与システム等の開発業者等にお尋ねください。

3 年末調整手続の電子化へ向けた準備

【勤務先における準備】

  • 1 電子化の実施方法の検討
     年末調整の電子化を実施するに当たり、従業員が使用する年末調整申告書作成用のソフトウェアについて何を利用するか、電子化後の年末調整手続の事務手順をどうするかなどを検討します。
    ※ 従業員が提供する年末調整申告書データは、国税庁から提供する年調ソフトだけでなく、仕様公開を通じ同様の仕組みを取り込んだ民間のソフトウェアでも作成することができます。
  • 2 従業員への周知
     従業員から年末調整申告書を電子データにより提供を受けるに当たり、法令上は事前に従業員から同意を得る必要はありません。
     しかし、電子化に当たっては、従業員においても、保険会社等から控除証明書等データを取得するための手続など、事前準備が必要となることから、電子化する際には従業員への早期の周知が必要となります。
     また、1で決定した、従業員が使用する年末調整申告書作成用のソフトウェア等や事務手順について周知する必要があります。
     なお、従業員から控除証明書等データの取得方法について照会があった場合には、マイナポータル連携により取得することができる旨周知願います。従業員の方のマイナンバーカードの取得が間に合わないなどの場合は、その従業員が契約している保険会社等に確認するよう併せて周知願います。
  • 3 給与システム等の改修等
     従業員から提供を受ける年末調整申告書データや控除証明書等データを、ご利用の給与システム等にインポートし、控除額等の計算を行うためのシステムの改修等を行います。
  • 4 税務署への届出
     従業員から年末調整申告書に記載すべき事項を電子データにより提供を受けるためには、勤務先があらかじめ所轄税務署長に、「源泉徴収に関する申告書に記載すべき事項の電磁的方法による提供の承認申請書」を提出し、その承認を受ける必要があります。

【従業員における準備】

  • 1 年末調整申告書作成用のソフトウェアの取得
     保険会社等から取得する控除証明書等データを利用して年末調整申告書データを作成するためのソフトウェア(国税庁が提供する「年末調整控除申告書等作成用ソフトウェア」など)を取得します(利用するソフトウェア等については勤務先に確認してください。)。
  • 2 控除証明書等データの取得(マイナポータル連携を利用しない場合のみ)
     保険会社等のホームページ等から、控除証明書データを取得します。(具体的な取得方法は保険会社等により異なります。)。

※ マイナポータル連携を利用する場合は、年末調整申告書データの作成中に、民間送達サービスに送達された複数の控除証明書等データをマイナポータルを通じて一括取得するため、2の手続は不要となります。

4 よくある質問(FAQ)【作成中】

年末調整手続の電子化の概要、電子化へ向けた準備、マイナポータル連携を利用した控除証明書等データの取得方法、年末調整控除申告書作成用ソフトウェアの概要など、年末調整手続の電子化に関するFAQを掲載する予定です。

5 年末調整控除申告書作成用ソフトウェアダウンロード【作成中】

「年末調整控除申告書作成用ソフトウェア」は、年末調整申告書について、従業員が控除証明書等データを活用して簡便に作成し、勤務先に提出する電子データ又は書面を作成する機能を持つ、国税庁が提供するソフトウェアです。
 このソフトウェアには、パソコン版とスマートフォン版があり、パソコン版(Windows版及びMac版)は、ここからダウンロードすることが可能となる予定です(令和2年10月予定)。また、スマートフォン版(Android版及びiOS版)のダウンロード方法については、提供方法が確定しましたらこのホームページにてお知らせします。

6 年末調整申告書XMLデータに係る仕様公開(ソフトウェア開発業者等の方向け)

上記「年末調整控除申告書作成用ソフトウェア」から出力される「年末調整申告書XMLデータ」を給与システム等にインポートすることにより、控除額の検算、添付書類等の確認事務を削減することが可能となります。
 勤務先のシステム開発部署や民間のソフトウェア開発業者等が提供するソフトウェアにおいて、「年末調整申告書XMLデータ」をご利用いただけるよう、その仕様を定め、一般公開しています(仕様公開ページはこちら

参考 税制改正の概要

年末調整手続の電子化については、平成30年度に税制改正が行われており、その概要は以下の(1)〜(3)のとおりです。

  • (1) 保険料控除証明書の電子データによる提供
     年末調整の際に生命保険料控除又は地震保険料控除の適用を受ける従業員が、保険料控除申告書に記載すべき事項を電子データにより提供する場合には、その保険料控除申告書に添付すべき控除証明書の書面による提出又は提示に代えて、その控除証明書に記載されるべき事項が記録された情報で一定の要件を満たすものを、その保険料控除申告書に記載すべき事項と併せて電子データにより勤務先に提供することができることとされました。
  • (2) 住宅借入金等特別控除申告書の電子化
     年末調整の際に住宅借入金等特別控除の適用を受ける従業員は、住宅借入金等特別控除申告書の書面による提出に代えて、その住宅借入金等特別控除申告書に記載すべき事項を電子データにより勤務先に提供することができることとされました。
  • (3) 住宅借入金等特別控除証明書及び年末残高証明書の電子データによる提供
     従業員が 、(2)の改正により住宅借入金等特別控除申告書に記載すべき事項を電子データにより勤務先に提供する場合には、その住宅借入金等特別控除申告書に添付する住宅借入金等特別控除証明書又は年末残高証明書について、書面による提出に代えて、その住宅借入金等特別控除証明書又は年末残高証明書に記載すべき事項が記録された情報で一定の要件を満たすものを、住宅借入金等特別控除申告書に記載すべき事項と併せて電子データにより勤務先に提供することができることとされました。

※1 従業員が勤務先に年末調整申告書に記載すべき事項を電子データにより提供するためには、勤務先があらかじめ給与支払事務所等の所在地の所轄税務署長に「源泉徴収に関する申告書に記載すべき事項の電磁的方法による提供の承認申請書」を提出し、その承認を受ける必要があります。

※2 「一定の要件を満たすもの」とは、控除証明書等の発行者の電子署名及びその電子署名に係る電子証明書が付されたものをいいます。

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