事例5 自社開発等の業務システム、電子帳票システムを使用しているケース(優良な電子帳簿の要件を満たさない例)
- ○対象帳簿
- 国税関係帳簿のうち、電子帳簿保存法施行規則第５条第１項に規定する特例国税関係帳簿（仕訳帳、総勘定元帳及びその他必要な帳簿）
- ○保存対象となるデータ
- 業務システムの「販売系業務DB」、「購買系業務DB」、「マスターDB」、「会計DB」が保存対象となり、7年間の保存が必要となります。
- ○解説
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電子帳票システムの「帳票スプールデータ」を7年間保存することとしていますが、電子帳票システムの帳票スプールデータについては、下図のケースでは業務システムの会計DBから帳票として出力される一部のデータのみが編集された帳票イメージデータであることから、電子帳簿保存法上の保存対象のデータとはなりません。 ただし、税務調査等で確認する場合もありますので、速やかな帳票出力のためには、電子帳票システムの「帳票スプールデータ」も保存しておくことが望ましいと思われます。
電子帳簿保存法上の保存要件を満たすためには、業務システムの「販売系業務DB」、「購買系業務DB」、「マスターDB」、「会計DB」が保存対象となりますが、これらのデータについては、3年間のみの保存でなく7年分を保存する必要があります。保存対象となるデータを誤って廃棄してしまった場合には、優良な電子帳簿に係る過少申告加算税の軽減措置（電子帳簿保存法第8条第4項）の適用がないこともありますので注意が必要となります。
データの保存に当たっては、電子帳簿保存法施行規則第2条第2項第2号で、「保存するデータは整然とした形式及び明瞭な状態で速やかに出力することができるようにすること」とされていることから「マスターDB」のデータについても保存することが必要です（保存されていないと単なる数字の羅列になってしまいます。）。 
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