電子帳簿保存法施行規則第2条第2項及び第5条第5項では、帳簿の電子データを保存する場合の要件を規定しています。

(注) 書類の電子データを保存する場合、書類のスキャナ保存をする場合等の要件は、それぞれ異なります。

優良な電子帳簿

<真実性の確保>

要件1 訂正・削除履歴の確保 施行規則第5条第5項第1号イ

 帳簿に係る電子計算機処理に、次の要件を満たす電子計算機処理システムを使用すること。

  • (1) 帳簿に係る電磁的記録に係る記録事項について訂正又は削除を行った場合には、これらの事実及び内容を確認することができること
  • (2) 帳簿に係る記録事項の入力をその業務の処理に係る通常の期間を経過した後に行った場合には、その事実を確認することができること

要件2 相互関連性の確保 施行規則第5条第5項第1号ロ

 帳簿に係る電磁的記録の記録事項とその帳簿に関連する他の帳簿の記録事項との間において、相互にその関連性を確認できるようにしておくこと

<可視性の確保>

要件3 検索機能の確保 施行規則第5条第5項第1号ハ

 帳簿に係る電磁的記録について、次の要件を満たす検索機能を確保しておくこと

  • (1) 取引年月日、取引金額及び取引先を検索条件として設定することができること
  • (2) 日付又は金額に係る記録項目については、その範囲を指定して条件を設定することができること
  • (3) 二以上の任意の記録項目を組み合わせて条件を設定することができること
  • ※ 電磁的記録の提示又は提出の要求(ダウンロードの求め)に応じることができるようにしている場合には、(2)及び(3)の要件は不要となります。

要件4 見読可能性装置の備付け 施行規則第2条第2項第2号

 帳簿に係る電磁的記録の保存等をする場所に、その電磁的記録の電子計算機処理の用に供することができる電子計算機、プログラム、ディスプレイ及びプリンタ並びにこれらの操作説明書を備え付け、その電磁的記録をディスプレイの画面及び書面に、整然とした形式及び明瞭な状態で、速やかに出力できるようにしておくこと

要件5 関係書類等の備付け 施行規則第2条第2項第1号

 帳簿に係る電磁的記録の保存等に併せて、システム関係書類等(システム概要書、システム仕様書、操作説明書、事務処理マニュアル等)の備付けを行うこと

その他の電子帳簿

要件1 関係書類等の備付け 施行規則第2条第2項第1号

 帳簿に係る電磁的記録の保存等に併せて、システム関係書類等(システム概要書、システム仕様書、操作説明書、事務処理マニュアル等)の備付けを行うこと

要件2 見読可能性装置の備付け 施行規則第2条第2項第2号

 帳簿に係る電磁的記録の保存等をする場所に、その電磁的記録の電子計算機処理の用に供することができる電子計算機、プログラム、ディスプレイ及びプリンタ並びにこれらの操作説明書を備え付け、その電磁的記録をディスプレイの画面及び書面に、整然とした形式及び明瞭な状態で、速やかに出力できるようにしておくこと

要件3 電磁的記録の提示又は提出の要求(ダウンロードの求め)に応じることができるようにしておくこと 施行規則第2条第2項第3号

 税務職員の質問検査権に基づく帳簿に係る電磁的記録の提示又は提出の要求(ダウンロードの求め)に応じることができるようにしておくこと