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法定調書に関するFAQ

(1) 法定調書関係(総論)

Q1-1 本人へ交付する源泉徴収票や支払調書へマイナンバー(個人番号)を記載してよいですか。

(答)

税法上、本人に対して交付する義務がある源泉徴収票や支払通知書等には、マイナンバー(個人番号)(※給与所得の源泉徴収票及び退職所得の源泉徴収票については、支払者の法人番号を含む。)の記載はしません。

なお、税法上、本人に対して交付する義務がない法定調書についても、支払内容の確認などのために本人に対して写しを交付する場合があるかと思いますが、そのような行為は、番号法上の特定個人情報の提供制限を受けることとなるため、本人及び支払者等のマイナンバー(個人番号)を記載することはできません。

(参考)

個人情報保護法25条に基づく開示請求による場合等においては、交付を受ける本人のマイナンバー(個人番号)に限っては提供できる旨、特定個人情報の適正な取扱いに関するQ&A(個人情報保護委員会)のQ5-7及びQ5-8に記載されています。

特定個人情報の適正な取扱いに関するQ&Aはこちら。(個人情報保護委員会ホームページへ移動します)

(更新理由)

当初、従業員に交付する源泉徴収票等には、その従業員のマイナンバー(個人番号)を記載することとなっていましたが、平成27年10月2日に所得税法施行規則等の改正が行われ、企業の従業員など給与の支払を受ける方に交付する源泉徴収票などへのマイナンバー(個人番号)の記載は行わないこととされたため、内容を更新しました。詳しくは、「本人へ交付する源泉徴収票や支払通知書等への個人番号の記載不要について(PDF/207KB)」をご覧ください。

Q1-2 従業員や講演料等の支払先等からマイナンバー(個人番号)の提供を受けられない場合、どのように対応すればよいですか。

(答)

法定調書の作成などに際し、従業員等からマイナンバー(個人番号)の提供を受けられない場合でも、安易に法定調書等にマイナンバー(個人番号)を記載しないで税務署等に書類を提出せず、従業員等に対してマイナンバー(個人番号)の記載は、法律(国税通則法、所得税法等)で定められた義務であることを伝え、提供を求めてください。

それでもなお、提供を受けられない場合は、提供を求めた経過等を記録、保存するなどし、単なる義務違反でないことを明確にしておいてください。

経過等の記録がなければ、マイナンバー(個人番号)の提供を受けていないのか、あるいは提供を受けたのに紛失したのかが判別できません。特定個人情報保護の観点からも、経過等の記録をお願いします。

なお、税務署では、番号制度導入直後の混乱を回避する観点などを考慮し、マイナンバー(個人番号)・法人番号の記載がない場合でも書類を収受することとしていますが、マイナンバー(個人番号)・法人番号の記載は、法律(国税通則法、所得税法等)で定められた義務であることから、今後の法定調書の作成などのために、今回マイナンバー(個人番号)の提供を受けられなかった方に対して、引き続きマイナンバーの提供を求めていただきますようお願いします。

Q1-3 マイナンバー制度が導入されることにより、法定調書の提出義務の範囲やその基準に変更はありますか。

(答)

法定調書の提出義務の範囲やその基準について、マイナンバー制度の導入に伴う変更はありません。

Q1-4 当初、マイナンバー(個人番号)の提供が受けられなかったため法定調書にマイナンバー(個人番号)を記載せずに提出し、その後になってマイナンバー(個人番号)の提供が受けられた場合には法定調書を再提出(無効分・訂正分を提出)する必要はありますか。

(答)

マイナンバー(個人番号)は、住所や氏名と同様に法令で定められた記載事項(法定記載事項)となっており、マイナンバー(個人番号)を記載すべき法定調書にマイナンバー(個人番号)の記載がない調書は、法定記載事項を満たしていないことになります。そのため、マイナンバー(個人番号)の記載がない法定調書の提出後にマイナンバー(個人番号)の提供を受けた場合には、原則として再提出していただく必要があります。

しかし、マイナンバー(個人番号)以外の事項が正しく記載されている場合には、法定調書の提出義務がある方の事務負担に鑑み、再提出をしなくても差し支えありません。

ただし、再提出をしない場合には、税務署から記載がない理由を確認させていただく場合がありますので、マイナンバー(個人番号)の取得の経緯を記録するとともに、次回以降法定調書を提出する際には確実にマイナンバー(個人番号)を記載するように留意してください。

なお、マイナンバー(個人番号)を記載していたものの、記載したマイナンバー(個人番号)に誤りがあった場合には、従来の法定調書の訂正方法と同様に訂正(無効分・訂正分を提出)する必要があります。

※ 支払を受ける方等からマイナンバー(個人番号)の告知を受けることについて3年間の猶予が設けられている法定調書があります(特定口座年間取引報告書など。詳しくはQ1-10を参照。)が、これらの法定調書について、猶予期間中にマイナンバー(個人番号)の告知を受けた場合には、告知を受けた後に提出する法定調書からマイナンバー(個人番号)を記載して提出する必要があります。

Q1-5 支払を受ける者からマイナンバー(個人番号)の提供が受けられなかった場合、マイナンバー(個人番号)を記載せずに法定調書を提出することとなりますが、その場合、摘要欄に何か表示する必要はありますか。

(答)

マイナンバー(個人番号)の記載がない理由を摘要欄に記載する必要はありませんが、記載のない理由を確認させていただく場合がありますので、記載できない理由等を別途記録するなど、分かるようにしておいていただくようお願いします。

Q1-6 法定調書を提出した後に、マイナンバー(個人番号)が変更された方について、変更後のマイナンバー(個人番号)により再度法定調書を提出する必要はありますか。

(答)

法定調書を作成する日の現況によるマイナンバー(個人番号)を記載するため、法定調書を提出した後に、マイナンバー(個人番号)が変更された方については、再度法定調書を提出する必要はありません。

なお、マイナンバー(個人番号)の変更後に提出する法定調書については、変更後のマイナンバー(個人番号)を記載する必要があります。

Q1-7 提出基準に満たない金額の法定調書を作成し提出する場合に、番号を記載する必要はありますか。

(答)

金銭等の支払時等において、法定調書を提出しないことが明らかである場合には、個人番号関係事務は生じないことから、マイナンバー(個人番号)を取得することは認められません。

なお、支払金額が税法の定める一定の金額に満たず、税務署長に提出することを要しないとされている法定調書についても、税務署に提出する場合には、法定調書に変わりありませんので、支払者や支払を受ける方のマイナンバー(個人番号)又は法人番号を記載する必要があります。

※ 個人情報委員会ガイドラインFAQ(Q1-8)に、法定調書に記載するためにマイナンバー(個人番号)を利用することができる旨の記述がありますのでご確認ください。

Q1-8 法定調書の提出漏れが判明し、過去の分の法定調書の提出が必要となった場合、マイナンバー(個人番号)又は法人番号を記載して提出する必要はありますか。

(答)

平成28年1月1日以後の金銭等の支払等に係る法定調書を提出した後に、提出漏れがあったことにより、追加で提出する場合には、マイナンバー(個人番号)又は法人番号の記載が必要となります。

一方で、平成27年12月31日以前の金銭等の支払等に係る法定調書については、たとえ提出が平成28年1月1日以後になった場合でも、マイナンバー(個人番号)又は法人番号の記載は必要ありません(マイナンバー(個人番号)については番号法上、記載することは認められていません。)。

Q1-9 平成27年分以前の法定調書を提出する場合、現行の「レコードの内容及び記録要領」を使用すればよいですか。(平成29年1月4日更新)

(答)

平成27年分以前の法定調書であっても、平成28年1月1日以後に提出するものであれば、現行の「レコードの内容及び記録要領」を使用することとなっております。

なお、平成27年分以前の法定調書を提出する場合には、個人番号又は法人番号の欄には、何も記録しないでください。

Q1-10 法定調書の対象となる金銭の支払を受ける者等からのマイナンバー(個人番号)・法人番号の提供を受けることについては、猶予期間があると聞いていますが、全ての法定調書にマイナンバー(個人番号)・法人番号を記載する必要はないのですか。

(答)

「配当、剰余金の分配、金銭の分配及び基金利息の支払調書」や「特定口座年間取引報告書」等の税法に告知義務が規定されている一部の法定調書のうち、所得税法施行令第336条第2項に規定するいわゆる「みなし告知」の適用がある場合(「税法上告知したものとみなされる取引」)など、金融商品取引業者等において継続的な取引が行われているものについては、マイナンバー(個人番号)・法人番号の告知について3年間の猶予規定が設けられており、その間において告知を受けるまではマイナンバー(個人番号)・法人番号を法定調書に記載する必要はありません(別紙「番号の猶予規定が設けられている法定調書一覧表」参照)。

ただし、「給与所得の源泉徴収票」や「報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書」等、猶予規定が設けられていない法定調書については、平成28年1月以後の金銭等の支払等に係る法定調書の提出までにマイナンバー(個人番号)・法人番号の提供を受け、記載していただく必要があります。

Q1-11 3年間の猶予規定が設けられている法定調書について、支払者(法定調書の提出者)の番号の記載も猶予されますか。

(答)

3年間の猶予規定は、支払を受ける方のマイナンバー(個人番号)又は法人番号の告知及び記載が猶予されるものであり、支払者(法定調書の提出の義務がある方)のマイナンバー(個人番号)又は法人番号の記載については、猶予されません。

Q1-12 利子等の支払調書に関して、3年の猶予規定が設けられていますが、平成28年1月1日以後に取引を開始した場合は猶予規定の適用はありますか。

(答)

平成28年1月1日以後、新たに取引を行う場合などは、猶予の対象にはなりませんので、支払を受ける方から番号の告知を受け、法定調書を提出する場合にはその方の番号を記載して提出する必要があります。

Q1-13-1 金融機関等が、マイナンバーの告知について3年間の猶予規定が適用される個人の顧客に対して、その顧客の氏名及び住所を印字した書類を送付して、その書類に通知カードの写しを貼付して返送する方法(番号法上の本人確認に係る国税庁告示で認める方法)によりマイナンバーの提供を受ける場合でも、税法上の告知事項の確認のためには、別途運転免許証等の身分証明書も必要になりますか。(平成29年1月4日掲載)

(答)

税法上の告知について、告知事項の確認書類として通知カードを使用する場合には、通知カードと併せて運転免許証等の「住所等確認書類」が必要とされています。

しかし、税法上、マイナンバーの告知について3年間の猶予規定が適用される個人の顧客については、金融機関等において氏名及び住所等の告知事項の確認が税法に基づき既に適切に行われていますので、当該顧客からマイナンバーの告知を追加して受ける場合には、金融機関等において確認済みの氏名及び住所を印字した上で当該顧客に送付した書類に通知カードの写しを貼付して返送を受ける方法や通知カードと当該送付した書類の提示を受ける方法により、税法上の「住所等確認書類」の提示を受けることと同様の確認を行うことができますので、別途運転免許証等の提示を求めなくても差し支えありません(通知カードに代えてマイナンバーの記載のある住民票の写しや記載事項証明書を用いる場合についても同様)。

なお、3年間の猶予規定が適用される個人の顧客の氏名又は住所について変更があった場合には、3年経過前であっても、氏名、住所及びマイナンバーを改めて告知することが必要となることから、その場合の告知事項の確認書類として通知カードを使用するときは、税法上、運転免許証等の「住所等確認書類」が必要となりますので、ご注意ください。

(参考)

番号法上、マイナンバーの提供を受ける際の番号確認書類として通知カードを使用する場合には、通知カードと併せて運転免許証等の身元確認書類が必要とされていますが、国税分野における本人確認方法を規定した国税庁告示(平成27年国税庁告示第2号)においては、氏名及び住所を印字した上で本人に送付した書類による身元確認方法を認めており、当該送付した書類に通知カードの写しを貼付して返送を受ける方法や通知カードと当該送付した書類の提示を受ける方法による本人確認を認めています。

また、上記以外の国税庁告示で認める身元確認方法についても、3年間の猶予規定が適用される個人の顧客について、金融機関等が適切に確認を行っている氏名及び住所に基づいて行われる場合については、別途運転免許証等の提示を求めなくても差し支えありません。

Q1-13-2 金融機関等が、法人番号の告知について3年間の猶予規定が適用される法人の顧客に対して、その顧客の名称及び所在地を印字した書類を送付して、その書類と法人番号印刷書類の提示を受けることにより法人番号の提供を受ける場合でも、税法上の告知事項の確認のために、別途登記事項証明書等の法人確認書類が必要になりますか。(平成29年1月4日掲載)

(答)

税法上の告知について、告知事項の確認書類として法人番号印刷書類や法人番号通知書(作成後6カ月を経過したもの)(以下「法人番号印刷書類等」といいます。)を使用する場合は、当該書類と併せて登記事項証明書等の「法人確認書類」が必要とされています。

しかし、税法上、法人番号の告知について3年間の猶予規定が適用される法人の顧客については、金融機関等において名称及び所在地等の告知事項の確認が税法に基づき既に適切に行われていますので、当該顧客から法人番号の告知を追加して受ける場合には、法人番号印刷書類等と金融機関等において確認済みの名称及び所在地を印字した上で当該顧客に送付した書類の提示を受ける方法により、税法上の「法人確認書類」の提示を受けることと同様の確認を行うことができますので、別途登記事項証明書等の提示を求めなくても差し支えありません。

なお、3年間の猶予規定が適用される法人の顧客の名称又は所在地について変更があった場合には、3年経過前であっても、名称、所在地及び法人番号を改めて告知することが必要となることから、その場合の告知事項の確認書類として法人番号印刷書類等を使用するときは、登記事項証明書等の「法人確認書類」が必要となりますので、ご注意ください。

また、上記以外の確認方法についても、3年間の猶予規定が適用される法人の顧客について、金融機関等が適切に確認を行っている名称及び所在地に基づいて行われ、「法人確認書類」の提示を受けるのと同等の真実性が担保される限りにおいては、別途登記事項証明書等の提示を求めなくても差し支えありません。

(2) 法定調書関係(給与所得の源泉徴収票)

Q2-1 給与所得の源泉徴収票は、どのように変更されましたか。(平成29年1月4日更新)

(答)

給与所得の源泉徴収票については、平成28年分から様式が変更となり、給与等の支払を受ける方のマイナンバー(個人番号)、控除対象配偶者の氏名及びマイナンバー(個人番号)、控除対象扶養親族の氏名及びマイナンバー(個人番号)、給与等の支払をする方のマイナンバー(個人番号)又は法人番号の記載が必要となりました。

ただし、本人に交付する給与所得の源泉徴収票については、マイナンバー(個人番号)又は法人番号は記載しません。

(参考)

本人へ交付する源泉徴収票や支払通知書等への個人番号の記載不要について(PDF/201KB)

また、上記の変更に合わせ、給与所得の源泉徴収票の様式が現行のA6サイズからA5サイズに変更されましたので、ご注意ください。

Q2-2 税務署に提出する給与所得の源泉徴収票へのマイナンバー(個人番号)の記載開始時期はいつからですか。

(答)

平成28年1月1日以後に支払うべき給与等に係る給与所得の源泉徴収票にマイナンバー(個人番号)を記載することとなります。

(参考) 所規改正附則(平成二六年七月九日財務省令第五三号)741

Q2-3 給与の支払を受ける者に交付する源泉徴収票には本人、その控除対象配偶者及び控除対象扶養親族のマイナンバー(個人番号)を記載しないこととなっていますが、これにより交付した給与所得の源泉徴収票を所得税の確定申告等の際に添付書類として使用することはできますか。

(答)

所得税の確定申告等の添付書類として使用することができます。

なお、平成27年10月2日に所得税法施行規則等の改正が行われ、番号法施行後の平成28年1月以降も企業の従業員など給与の支払を受ける方に交付する源泉徴収票などへのマイナンバー(個人番号)の記載は不要になりました。

Q2-4 平成27年分以前において年末調整を行っていない場合、給与所得の源泉徴収票には扶養親族の氏名を記載していませんでしたが、社会保障・税番号<マイナンバー>制度導入後も扶養親族等の氏名やマイナンバー(個人番号)を記載しなくてもよいですか。(平成29年1月4日更新)

(答)

税務署へ提出する平成28年分以降の給与所得の源泉徴収票には、年末調整を行っていない場合であっても、従業員から提出を受けた扶養控除等申告書の記載に応じ、扶養親族等の氏名やマイナンバー(個人番号)を記載する必要があります。

なお、扶養控除等申告書の提出を受けていない場合、扶養親族等の氏名やマイナンバー(個人番号)について記載する必要はありません。

※ 受給者に交付する平成28年分以降の給与所得の源泉徴収票には、マイナンバー(個人番号)は記載しません。詳しくは、Q1-1を参照してください。

(3) 法定調書関係(報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書)

Q3-1 報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書の写しを、本人に交付する場合には、マイナンバー(個人番号)及び法人番号を当該調書に記載してもよいですか。(平成28年11月29日更新)

(答)

報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書は、所得税法上、本人に交付する義務がないため、報酬等の支払調書の写しを本人に交付する場合には、番号法上の特定個人情報の提供制限を受けることとなることから、マイナンバー(個人番号)を記載することはできません。

なお、法人番号については、マイナンバー(個人番号)とは異なり、番号法上の提供制限はありませんので、任意で記載いただくことは可能です。

Q3-2 支払金額が税法の定める一定の金額を超え、報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書などを税務署長に提出する必要があると判断できた段階で支払先からマイナンバー(個人番号)を収集しようと考えていますが、それでよいでしょうか。また、収集したが結果として法定調書の提出が不要になった場合、マイナンバー(個人番号)を廃棄する必要があると思いますが、その廃棄作業を行うまでの期間はどの程度許容されますか。

(答)

ご質問のように、法定調書の提出の要否が判断できた段階でマイナンバー(個人番号)を収集することができます。

また、収集した番号が不要となった場合には、毎年度末に廃棄を行う等の通常の事務の廃棄のタイミング等を捉えるなど、マイナンバー(個人番号)及び特定個人情報の保有に係る安全性及び事務の効率性等勘案し、適切に対応してください。

(参考) 「特定個人情報の適正な取扱いに関する ガイドライン(事業者編)」に関するQ&A Q6-5

Q3-3 報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書へのマイナンバー(個人番号)又は法人番号の記載開始時期はいつからですか。

(答)

平成28年1月1日以後に支払の確定する報酬等に係る支払調書からマイナンバー(個人番号)又は法人番号の記載が必要になります。

(参考) 所規改正附則(平成二六年七月九日財務省令第五三号)第61条

(4) 法定調書関係(不動産の使用料等の支払調書)

Q4-1 共有持分に係る不動産の使用料等の支払調書は、共有者全員のマイナンバー(個人番号)及び法人番号を記載する必要はありますか。

(答)

共有持分に係る不動産の使用料等の支払調書は、共有者ごとに作成することとされていますので、共有者ごとに支払調書を作成し、共有者のマイナンバー(個人番号)又は法人番号も記載した上で提出する必要があります。

また、それぞれの共有持分が不明な場合には、支払った総額を記載した支払調書を共有者の人数分の枚数作成することとなっていますが、支払を受ける者の欄には、共有者連名ではなく各人ごとに記載してください。

なお、摘要欄には、1「共有持分不明につき総額を記載」とし、2他の共有者の数、3他の共有者の氏名(名称)及びマイナンバー(個人番号)又は法人番号を記載してください。

Q4-2 平成27年中に不動産の賃貸借契約時にマイナンバー(個人番号)の提供を受けた場合、平成29年1月に不動産の使用料の支払調書を提出するときには、再度本人確認措置が必要ですか。

(答)

平成27年にマイナンバー(個人番号)の提供を受けた場合、本人確認措置をすでに行っているため、再度本人確認を行う必要はありません。

Q4-3 不動産の使用料等の支払調書について、共有者が複数いる場合(賃貸借契約も連名となっている場合)で、実際の振込先が1人の場合でも調書を複数作成する必要はありますか。

(答)

実際にお金を振り込んだ者ではなく、契約上金銭の支払を受けることとなっている者ごとに作成していただくこととなりますので、ご質問の場合、共有者ごとに支払調書を作成する必要があります(所規90)。

Q4-4 不動産を賃借していますが、これまで支払金額が税法の定める一定の金額に満たず、使用料の支払調書を提出していませんでした。社会保障・税番号<マイナンバー>制度の導入に伴い、今後は番号を収集し、調書を提出しなければならないのですか。

(答)

社会保障・税番号<マイナンバー>制度が導入されることにより、支払調書の提出基準が変わることはありません。このため、支払金額が税法の定める一定の金額に満たない場合には、これまでと同様に、不動産の使用料の支払調書を提出する必要はありません。

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