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エクセルを利用した作成例(簡易様式)

1 エクセルを利用した作成例(簡易様式)

このページでは、税務署から「売上、仕入、リベート、費用に関する資料」の提出依頼を受けている場合で、「一般取引資料せん作成ファイル(簡易様式)」(表計算ソフト「エクセル」形式)を利用して、データを作成する方法を紹介します。

本フォームは、他のページで紹介している「エクセルを利用した作成例(標準様式)」に比べて1レコードの入力項目が少なく容易にデータ作成が可能です。ただし、1レコードに1取引を記録する方法なので、例えば、同一の取引先と6回の取引があった場合、6レコードに同一の取引先の名称等を繰り返し記録(コピー)する必要があります。

「一般取引資料せん作成ファイル(簡易様式)」のダウンロードは一般取引資料せん作成ファイル(簡易様式)(Excel/5,063KB)をクリックするとダウンロードできます。

ダウンロードしたファイルは、お使いのパソコンのマイドキュメントなどに一時保存してから取引内容を記録してください。保存できない場合は、本ファイル(入力シート1及び2)を新規Excelシートにコピーして使用しても差し支えありません。

【作業手順】

(1)
「一般取引資料せん作成ファイル(簡易様式)」入力シート1に次の項目を入力します。
1
必須項目は以下の6項目(タイトル部のクリーム色の項目)及び(2)入力シート2の各項目です。必ず記録してください。
下表の列は、エクセルシートの列を示しています。
項目名 記録方法
A 科目
(2文字)
次の区分に応じてコードを記録します。
取引内容とコードの表 売上  01, 仕入 02, 外注費 11, リベート 12, 仲介手数料 13, 接待交際費 14, 不動産の賃借料 15, 建築・工事費 16, 運送費・傭車費 23, 印刷費 24, 修繕費 25, 広告宣伝費 26, その他の経費 39, その他 99
(注)
売上(01)、仕入(02)を入力するときには、その入力する列の書式を文字列にするなど、確実に「0(前ゼロ)」が付くようにしてください。
B 取引先 住所又は所在地
(60文字以内)
例のように記録します(都道府県名は省略できます。)。
東京都千代田区九段南1−1−15
中央区日本橋堀留町2−6−9
(注)
国外住所の場合は列C「国外」に「1」(半角・1文字)を記録してください。
D 氏名又は名称
(30文字以内)
法人の場合:
組織区分は「株式会社」、「株)」、「(株」、「(株)」のように記録します。組織区分と法人名の間にスペースを入れたり、外字(一文字の(株)など)を使用したりしないでください。
個人の場合:
姓と名の間に必ず全角1スペースを空けてください。
I 取引内容 取引年月日
(6文字)
例のように6桁で記録します。
平成26年4月1日→260401
2014年4月1日→140401
平成26年4月→260400
J 決済・取引区分
(1文字)
記録する内容が、決済なら「1」、取引なら「2」を記録します。
K 金額
(10文字以内)
決済又は取引の金額を記録します。
値引き等の場合のマイナス表示も可能です。

(入力シート1)

必須項目の入力イメージ図
2
他の項目15項目はできる限り記録してください。
項目名 記録方法
E 取引先 支店等の名称
(15文字以内)
取引先の支店等の名称を記録します。
F 部課名
(10文字以内)
取引先の部課名を記録します。
G 電話番号
(15文字以内)
取引先の電話番号を記録します。
例 03-3216-6811
H 屋号
(20文字以内)
取引先の屋号を記録します。
L 取引内容 決済方法
(1文字)
決済方法を次の区分に応じコードを記録します。
決済方法 現金 コード 1, 決済方法 小切手 コード 2, 決済方法 手形 コード 3, 決済方法 振込 コード 4, 決済方法 相殺 コード 5, 決済方法 その他 コード 6
(注)
列J「決済・取引区分」が「1」(決済)の場合にのみ記録してください。
M 数量
(8文字以内)
取引の数量を記録します。
N 数量の単位
(3文字以内)
列Mに取引の数量を記録した場合に、その単位を記録します。
O 取引銀行等区分
(1文字)
列Pに記録する取引金融機関が、取引先のものである場合は「1」、貴社のものである場合は「2」を記録します。
P 銀行名等
(15文字以内)
取引金融機関の名称及び支店名等を記録します。
なお、略称での記録も可能です。
例 国税銀行大手町支店→国税/大手町
Q 口座名等
(15文字以内)
取引金融機関の口座の種類、口座番号を記録します。
なお、口座の種類は略称(「フ」、「ト」、「普」、「当」)でも結構です。
例 普通預金123456→普123456
R 品名等
(15文字以内)
取引の品名等の情報を記録します。
S 未決済 科目
(1文字)
その取引先に対して、資料作成を依頼している期間の末日において未決済の金額がある場合は、同一取引先との最終取引のレコードに未決済の内容を記録してください。
未決済の勘定科目に応じてコードを記録します。
勘定科目 売掛金 コード 1, 勘定科目 買掛金 コード 2, 勘定科目 未収金 コード 3, 勘定科目 未払金 コード 4, 勘定科目 積立金 コード 5, 勘定科目 保証金 コード 6, 勘定科目 その他債権 コード 7, 勘定科目 その他債務 コード 8
T 未決済年月日
(6文字)
資料作成を依頼している期間の末日をI列「取引年月日」に準じて記録します。
U 金額
(10文字以内)
未決済の金額を記録します。
V   摘要
(30文字以内)
その他参考事項を入力してください。
例 「税込み」
3
注意していただきたい事項
何も記録していない行が入らないように注意してください。
また、文字数制限(タイトル部に表示)があるので注意してください。
(2)
入力シート2(貴社の所在地や名称等を記録するシート)を入力します。
項番 項目名 記録方法
2 整理番号1 13桁で記録します。
「売上、仕入、費用及びリベート等に関する資料の提出方の依頼について」(以下「依頼書」といいます。)の下部に印字されている数字により記録します(下図参照)。
4 整理番号2 8桁で記録します。
「依頼書」の下部に印字されている数字により記録します(下図参照)。
5 貴社の所在地 例のように記録します。(都道府県名は省略できます。)。
東京都千代田区大手町1−3−3
世田谷区松原6丁目13番10号
6 貴社の名称 組織区分は「株式会社」、「株)」、「(株」、「(株)」のように記録します。組織区分と法人名の間にスペースを入れたり、外字((株)など)を使用したりしないでください。また、個人の場合は姓と名の間に必ず全角1スペースを空けてください。

(入力シート2)

所在地や名称等の入力イメージ図
(3)
データを入力した「一般資料せん作成フォーム」は、「名前をつけて保存」を選択し、任意の保存先に保存します。
ファイル名は「101dat01」とし、エクセルのまま保存してください。また、複数ファイル提出する場合には、ファイル名は「101dat02」、「101dat03」のように付けてください。
(4)
保存先に作成された「101dat01.xls」を光ディスク等に保存します。

これで、税務署に提出する媒体が作成されました。

【光ディスク等の提出に当たって留意していただきたい事項】

(1)
光ディスク及び磁気ディスクの提出の際には、読み取りエラー等のトラブルを回避するため、同一内容のものを2部(正本・副本)提出してください。
(2)
提出する媒体には、次の事項を明示してください。
光ディスク(CD・DVD)により提出する場合
レーベル面に次の【記載事項】を油性のフェルトペン等で記載してください。
※ 筆先の硬い筆記用具は使用しないでください。
磁気ディスク(FD・MO)により提出する場合
適宜のラベルに次の【記載事項】を記載の上、貼付してください。

【記載事項】

1
提出者名称
2
提出者住所
3
局署整理番号
4
調書等の名称
 「一般取引資料せん作成ファイル(簡易様式)により作成」と記載
5
提出件数
6
提出年月日
7
正本・副本の区別
8
総枚数及び一連番号

(ラベルの例示)

光ディスク等へのラベル記載例を表した図
(3)
媒体の提出の際には、ファイルがコンピュータ・ウィルスに感染していないことを十分に確認してください。
(4)
「売上、仕入、リベート、費用に関する資料」の作成・提出依頼の文書に同封しております光ディスク等提出チェックシート(法定外資料)(Excel/16KB)及び一般収集資料せん合計表付表(光ディスク等提出分)(Word/20KB)を作成していただき、合計表・媒体とともに税務署へ提出してください(様式はダウンロードも可能です。)。
光ディスク等提出チェックシート(法定外資料)の提出年月日欄の上部余白に「一般取引資料せん作成ファイル(簡易様式)」と赤書き表示してください。
一般収集資料せん合計表付表(光ディスク等提出分)の「資料区分」及び「光ディスク等の種類」欄については、該当項目を○で囲んでください。

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