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ホーム税について調べる法令解釈通達その他 個別通達目次電子帳簿保存法取扱通達の制定について>法第4条((国税関係帳簿書類の電磁的記録による保存等))関係

第2章 適用要件

法第4条((国税関係帳簿書類の電磁的記録による保存等))関係

(国税関係帳簿に係る電磁的記録の範囲)

4−1 法第4条第1項((国税関係帳簿の電磁的記録による保存等))又は第5条第1項((国税関係帳簿の電子計算機出力マイクロフィルムによる保存等))に規定する「国税関係帳簿に係る電磁的記録」とは、規則第3条第1項各号の要件に従って備付け及び保存(以下「保存等」という。)が行われている当該国税関係帳簿を出力することができる電磁的記録をいう。
  したがって、そのような電磁的記録である限り、電子計算機処理において複数の電磁的記録が作成される場合にそのいずれの電磁的記録を保存等の対象とするかは、保存義務者が任意に選択することができることに留意する。

(注) この場合の国税関係帳簿に係る電磁的記録の媒体についても保存義務者が任意に選択することができることに留意する。

(承認を受けることができる国税関係帳簿の単位)

4−2 法第4条第1項((国税関係帳簿の電磁的記録による保存等))の規定の適用に当たっては、一部の国税関係帳簿について承認を受けることもできるのであるから、例えば、保存義務者における次のような国税関係帳簿の作成の実態に応じて、それぞれの区分のそれぞれの国税関係帳簿ごとに承認を受けることができることに留意する。

(1) 仕訳帳及び総勘定元帳のみを作成している場合

(2) (1)に掲げる国税関係帳簿のほか現金出納帳、売上帳、仕入帳、売掛金元帳、買掛金元帳などの国税関係帳簿を作成している場合

(3) (1)又は(2)に掲げる国税関係帳簿を本店で作成するほか事業部若しくは事業所ごとに作成している場合

(自己が作成することの意義)

4−3 法第4条第1項及び第2項((国税関係帳簿書類の電磁的記録による保存等))並びに第5条((国税関係帳簿書類の電子計算機出力マイクロフィルムによる保存等))に規定する「自己が」とは、保存義務者が主体となってその責任において行うことをいい、例えば、国税関係帳簿書類に係る電子計算機処理を会計事務所や記帳代行業者に委託している場合も、これに含まれることに留意する。 (平17年課総4−5により改正)

(最初の記録段階から一貫して電子計算機を使用して作成することの意義)

4−4 法第4条第1項((国税関係帳簿の電磁的記録による保存等))及び第5条第1項((国税関係帳簿の電子計算機出力マイクロフィルムによる保存等))に規定する「最初の記録段階から一貫して電子計算機を使用して作成する場合」とは、帳簿を備え付けて記録を蓄積していく段階の始めから終わりまで電子計算機の使用を貫いて作成する場合をいうことに留意する。

(国税関係帳簿に係る電磁的記録の訂正又は削除の意義)

4−5 規則第3条第1項第1号イ((訂正削除の履歴の確保))に規定する「訂正又は削除」とは、電子計算機処理によって、承認済国税関係帳簿(法第4条第1項((国税関係帳簿の電磁的記録による保存等))又は第5条第1項((国税関係帳簿の電子計算機出力マイクロフィルムによる保存等))の承認を受けている国税関係帳簿をいう。以下4−5及び4−6において同じ。)に係る電磁的記録の該当の記録事項を直接に変更することのみをいうのではなく、該当の記録事項を直接に変更した場合と同様の効果を生じさせる新たな記録事項(いわゆる反対仕訳)を追加することもこれに含まれることに留意する。(平17年課総4−5により改正)

(注) この場合の変更又は追加には、当該承認済国税関係帳簿以外の国税関係帳簿に係る電磁的記録の記録事項を変更し又は新たな記録事項を追加することにより、当該承認済国税関係帳簿に係る電磁的記録の該当の記録事項が変更され又は新たな記録事項が追加される場合も含まれることに留意する。

(国税関係帳簿に係る電磁的記録の訂正削除の履歴の確保の方法)

4−6 規則第3条第1項第1号イ((訂正削除の履歴の確保))の規定の適用に当たり、例えば、次に掲げるシステム等によることとしている場合には、当該規定の要件を満たすこととなることに留意する。 (平17年課総4−5により改正)

(1) 電磁的記録の記録事項を直接に訂正し又は削除することができるシステムで、かつ、訂正前若しくは削除前の記録事項及び訂正若しくは削除の内容がその電磁的記録又はその電磁的記録とは別の電磁的記録に自動的に記録されるシステム

(2) 電磁的記録の記録事項を直接に訂正し又は削除することができないシステムを使用し、かつ、その記録事項を訂正し又は削除する必要が生じた場合には、これを直接に訂正し又は削除した場合と同様の効果を生じさせる新たな記録事項(当初の記録事項を特定するための情報が付加されたものに限る。)を記録する方法(いわゆる反対仕訳による方法)

(注) 4−5の(注)の場合において、承認済国税関係帳簿に係る電磁的記録の記録事項の訂正又は削除の事実及び内容を、当該承認済国税関係帳簿以外の国税関係帳簿に係る電磁的記録(当該国税関係帳簿が承認済国税関係帳簿でない場合には、電磁的記録又はこれを出力した書面)により確認することができることとしているときは、これを認める。

(国税関係帳簿に係る電磁的記録の訂正削除の履歴の確保の特例)

4−7 規則第3条第1項第1号イ((訂正削除の履歴の確保))の規定の適用に当たり、電磁的記録の記録事項の誤りを是正するための期間(当該電磁的記録の記録事項を入力した日から1週間を超えないものに限る。)を設け、当該期間内に記録事項を訂正し又は削除したものに限り、その訂正又は削除の事実及び内容に係る記録を残さないシステムを使用している場合(同項第3号ニに掲げる書類に当該期間に関する定めがある場合に限る。)には、これを認める。 (平17年課総4−5により改正)

(追加入力の履歴の確保の方法)

4−8 規則第3条第1項第1号ロ((追加入力の履歴の確保))の規定の適用に当たり、例えば、国税関係帳簿に係る電磁的記録の記録事項の入力時に、個々の記録事項に入力日又は一連番号等が自動的に付され、それを訂正し又は削除することができないシステムを使用する場合には、当該規定の要件を満たすこととなることに留意する。

(帳簿間の関連性の確保の方法)

4−9 規則第3条第1項第2号((帳簿間の関連性の確保))の規定の適用に当たり、例えば、次に掲げる場合の区分に応じ、それぞれ次に掲げる情報が記録事項として記録されるときは、同号の要件を満たすこととなることに留意する。

(1) 一方の国税関係帳簿に係る記録事項(個々の記録事項を合計したものを含む。)が他方の国税関係帳簿に係る記録事項として個別転記される場合 相互の記録事項が同一の取引に係る記録事項であることを明確にするための一連番号等の情報

(2) 一方の国税関係帳簿に係る個々の記録事項が集計されて他方の国税関係帳簿に係る記録事項として転記される場合((1)に該当する場合を除く。) 一方の国税関係帳簿に係るどの記録事項を集計したかを明らかにする情報

(保存義務者が開発したプログラムの意義)

4−10 規則第3条第1項第3号((システム関係書類等の備付け))(同条第2項及び第5項第5号において準用する場合を含む。)に規定する「保存義務者が開発したプログラム」とは、保存義務者が主体となってその責任において開発したプログラムをいい、システム開発業者に委託して開発したものも、これに含まれることに留意する。 (平17年課総4−5により改正)

(備付けを要するシステム関係書類等の範囲)

4−11 規則第3条第1項第3号イからニまで((システム関係書類等の備付け))(同条第2項及び第5項第5号において準用する場合を含む。)に掲げる書類は、それぞれ次に掲げる書類をいう。
  なお、当該書類を書面以外の方法により備え付けている場合であっても、その内容を同項第4号((電子計算機等の備付け等))(同条第2項において準用する場合を含む。以下4-12及び4-13において同じ。)に規定する電磁的記録の備付け及び保存をする場所並びに同条第5項第4号((スキャナ保存における電子計算機等の備付け等))に規定する電磁的記録の保存をする場所(以下4−12において「保存場所」という。)で、画面及び書面に、速やかに出力することができることとしているときは、これを認める。(平17年課総4−5により改正)

(1) 同条第1項第3号イに掲げる書類 システム全体の構成及び各システム間のデータの流れなど、電子計算機による国税関係帳簿書類の作成に係る処理過程を総括的に記載した、例えば、システム基本設計書、システム概要書、フロー図、システム変更履歴書などの書類

(2) 同号ロに掲げる書類 システムの開発に際して作成した(システム及びプログラムごとの目的及び処理内容などを記載した)、例えば、システム仕様書、システム設計書、ファイル定義書、プログラム仕様書、プログラムリストなどの書類

(3) 同号ハに掲げる書類 入出力要領などの具体的な操作方法を記載した、例えば、操作マニュアル、運用マニュアルなどの書類

(4) 同号ニに掲げる書類 入出力処理(記録事項の訂正又は削除及び追加をするための入出力処理を含む。)の手順、日程及び担当部署並びに電磁的記録の保存等の手順及び担当部署などを明らかにした書類

(電磁的記録の保存場所に備え付ける電子計算機及びプログラムの意義)

4−12 規則第3条第1項第4号及び第5項第4号((電子計算機等の備付け等))に規定する「当該電磁的記録の電子計算機処理の用に供することができる電子計算機、プログラム」とは、必ずしも法第6条第1項((電磁的記録による保存等の承認の申請等))に規定する「国税関係帳簿の作成に使用する電子計算機及びプログラム」を指すものではないことに留意する。(平17年課総4−5により改正)

(注) 規則第3条第1項第4号及び第5項第4号の規定の適用に当たり、保存場所に電磁的記録が保存等をされていない場合であっても、例えば、当該保存場所に備え付けられている電子計算機と法第6条第1項に規定する国税関係帳簿書類の作成に使用する電子計算機とが通信回線で接続されているなどにより、保存場所において電磁的記録をディスプレイの画面及び書面に、それぞれの要件に従った状態で、速やかに出力することができるときは、当該電磁的記録は保存場所に保存等がされているものとして取り扱う。

(整然とした形式及び明りょうな状態の意義)

4−13 規則第3条第1項第4号((電子計算機等の備付け等))及び規則第4条第1項第4号((マイクロフィルムリーダプリンタの備付け等))に規定する「整然とした形式及び明りょうな状態」とは、書面により作成される場合の帳簿書類に準じた規則性を有する形式で出力され、かつ、出力される文字を容易に識別することができる状態をいう。

(検索機能の意義)

4−14 規則第3条第1項第5号((検索機能の確保)) (同条第2項及び第5項第5号において準用する場合を含む。)に規定する「電磁的記録の記録事項の検索をすることができる機能」とは、蓄積された記録事項から設定した条件に該当する記録事項を探し出すことができ、かつ、検索により探し出された記録事項のみが、ディスプレイの画面及び書面に、整然とした形式及び明りょうな状態で出力される機能をいう。この場合、検索項目について記録事項がない電磁的記録を検索できる機能を含むことに留意する。(平17年課総4−5により改正)

(国税関係帳簿に係る電磁的記録の検索機能における主要な記録項目)

4−15 規則第3条第1項第5号イ((検索機能の確保))に規定する「取引年月日、勘定科目、取引金額その他の国税関係帳簿の種類に応じた主要な記録項目」には、例えば、次に掲げる国税関係帳簿の区分に応じ、それぞれ次に定める記録項目がこれに該当する。
  なお、この場合の勘定科目及び相手方勘定科目には、借方又は貸方の双方の科目を含み、銀行口座別、取引の相手方別及び商品別等に区分して記録しているときは、当該区分を含むことに留意する。 (平17年課総4−5により改正)

(1) 仕訳帳 取引年月日、勘定科目及び取引金額

(2) 総勘定元帳 記載年月日、勘定科目、相手方勘定科目及び取引金額

(3) 現金出納帳、売上帳及び仕入帳などの補助記入帳 取引年月日、勘定科目及び取引金額

(4) 売掛金元帳、買掛金元帳などの補助元帳 記録又は取引の年月日、勘定科目、相手方勘定科目及び取引金額

(5) 固定資産台帳、有価証券台帳及び給与台帳など資産名や社員名で区分して記録している帳簿 資産名又は社員名

(6) 酒税法施行令第52条第1項((記帳義務))に規定する帳簿 受入年月日、受け入れた原料の区分、種別及び数量

(7) 揮発油税法施行令第17条第1項((記帳義務))に規定する帳簿 移入年月日、移入した原料の種類及び数量

(注) 一連番号等により規則第3条第1項第2号((帳簿間の関連性の確保))の要件を確保することとしている場合には、当該一連番号等により国税関係帳簿(法第4条第1項((国税関係帳簿の電磁的記録による保存等))又は第5条第1項((国税関係帳簿の電子計算機出力マイクロフィルムによる保存等))の承認を受けているものに限る。)の記録事項を検索することができる機能が必要となることに留意する。

(範囲を指定して条件を設定することの意義)

4−16 規則第3条第1項第5号ロ((検索機能の確保))(同条第2項及び第5項第5号において準用する場合を含む。)に規定する「その範囲を指定して条件を設定することができる」とは、課税期間(国税通則法第2条第9号((定義))に規定する課税期間をいう。以下6−1において同じ。)ごとの国税関係帳簿書類別に日付又は金額の任意の範囲を指定して条件設定を行い検索ができることをいうことに留意する。(平17年課総4−5により追加)

(二以上の任意の記録項目の組合せの意義)

4−17 規則第3条第1項第5号ハ((検索機能の確保))(同条第5項第5号において準用する場合を含む。)に規定する「二以上の任意の記録項目を組み合わせて条件を設定することができること」とは、個々の国税関係帳簿書類に係る電磁的記録の記録事項を検索するに当たり、当該国税関係帳簿書類に係る主要な記録項目から少なくとも二の記録項目を任意に選択して、これを検索の条件とする場合に、いずれの二の記録項目の組合せによっても条件を設定することができることをいうことに留意する。 (平17年課総4−5により改正)

(入力すべき記載事項の特例)

4−18 法第4条第3項((国税関係書類の電磁的記録による保存))の適用に当たっては、国税関係書類の表裏にかかわらず、印刷、印字又は手書きの別、文字・数字・記号・符号等の別を問わず、何らかの記載があるときは入力することとなるが、書面に記載されている事項が、取引によって内容が変更されることがない定型的な事項であり、かつ、当該記載されている事項が規則第3条第5項第4号((スキャナ保存における電子計算機等の備付け等))に規定する電磁的記録の保存をする場所において、同一の様式の書面が保存されていることにより確認できる場合には、当該記載されている事項以外の記載事項がない面については入力しないこととしても差し支えないこととする。(平17年課総4−5により追加)

(速やかに行うことの意義)

4−19 規則第3条第5項第1号イ((入力方法))に規定する「速やかに」の適用に当たり、国税関係書類の作成又は受領後1週間以内に入力している場合には、速やかに行っているものとして取り扱う。
  また、同号ロに規定する「速やかに」の適用に当たり、その業務の処理に係る通常の期間を経過した後、1週間以内に入力している場合には同様に取り扱う。(平17年課総4−5により追加)

(業務の処理に係る通常の期間の意義)

4−20 規則第3条第5項第1号ロ((入力方法))に規定する「その業務の処理に係る通常の期間」とは、国税関係書類の作成又は受領からスキャナで読み取り可能となるまでの業務処理サイクルの期間をいうことに留意する。
  なお、月次処理については通常行われている業務処理サイクルと認められることから、最長1ヶ月の業務処理サイクルであれば、「その業務の処理に係る通常の期間」として取り扱うこととする。(平17年課総4−5により追加)

(関連する国税関係帳簿)

4−21 規則第3条第5項第1号ロ((入力方法))に規定する「関連する国税関係帳簿」には、例えば、次に掲げる国税関係書類の種類に応じ、それぞれ次に定める国税関係帳簿がこれに該当する。(平17年課総4−5により追加)

(1) 契約書 契約に基づいて行われた取引に関連する帳簿(例:売上の場合は売掛金元帳等)等

(2) 領収書 経費帳、現金出納帳等

(3) 請求書 買掛金元帳、仕入帳、経費帳等

(4) 納品書 買掛金元帳、仕入帳等

(5) 領収書控 売上帳、現金出納帳等

(6) 請求書控 売掛金元帳、売上帳、得意先元帳等

(一の入力単位の意義)

4−22 規則第3条第5項第2号ロ((電子署名))に規定する「一の入力単位」とは、複数枚で構成される国税関係書類は、そのすべてのページをいい、台紙に複数枚の国税関係書類(レシート等)を貼付した文書は、台紙ごとをいうことに留意する。(平17年課総4−5により追加)

(入力を行う者の意義)

4−23 規則第3条第5項第2号ロ((電子署名))に規定する「入力を行う者」とは、スキャナで読み取った画像が当該国税関係書類と同等であることを確認する入力作業をした者をいい、また、「その者を直接監督する者」とは、当該入力作業を直接に監督する責任のある者をいうのであるから、例えば、企業内での最終決裁権者ではあるが、当該入力作業を直接に監督する責任のない管理職の者(経理部長等)はこれに当たらないことに留意する。
  なお、当該入力作業を外部の者に委託した場合には、委託先における入力を行う者又はその者を直接監督する者の電子署名を行うこととなることに留意する。(平17年課総4−5により追加)

(電子署名と電磁的記録の関連性の確保)

4−24 規則第3条第5項第2号ロ((電子署名))に規定する「電子署名」は、当該電子署名を行った国税関係書類に係る電磁的記録の記録事項の訂正又は削除を行った場合には、当該電子署名を検証することによってこれらの事実を確認することができるものでなければならないことに留意する。
  また、同号ハ((タイムスタンプ))に規定する「タイムスタンプ」についても、当該タイムスタンプを検証することによって訂正又は削除を行った事実を確認することができるものでなければならないことに留意する。(平17年課総4−5により追加)

(電子署名の失効に類する事由の例示)

4−25 規則第3条第5項第2号ロ(2)((電子署名))に規定する「その他これらに類する事由」とは、次のような事由がこれに該当する。

(1) 商業登記法第12条の2第7項の規定により届出ができることとなった場合

(2) 商業登記規則第33条の12第1項第1号(第3号の場合を除く。)及び第2号に該当することとなった場合

(3) 商業登記規則第33条の13第1項に規定する電子証明書の使用を休止した場合(使用を再開した場合を除く。)

(4) 商業登記規則第33条の16の規定により電子証明書の証明をするのが相当でなくなった場合

  なお、規則第3条第5項第2号ロ(2)の規定の適用に当たっては、電子署名を行った時に失効等していないことが必要であることを規定していることに留意する。(平17年課総4−5により追加)

(電子署名の有効性を保持するその他の方法の例示)

4−26 規則第3条第5項第2号ロ(3)((電子署名))に規定する「その他の方法」とは、国税関係書類に係る電磁的記録の記録事項に行った電子署名が同号ロ(1)及び(2)を満たしている期間内に、当該電子署名が当該電子署名を行った時と同じ状態にあることを当該国税関係書類の保存期間を通じて確認することができるようにする措置をいう。
  このような措置としては、例えば、電子署名を行った日時が特定でき、次の情報を電子署名に係る電子証明書の有効期間内かつ失効していないうちに取得した上で、取得したこれらの情報にタイムスタンプを付すなどして、情報を取得した日時及び変更がされていないことを確認することができる状態で当該情報を保存する方法がこれに該当する。

(1) 電子署名に係る電子証明書

(2) 電子署名に係る電子証明書の認証パスに存在する認証局の電子証明書

(3) 電子証明書の失効情報(電子署名を行った時に電子証明書が有効であったことを示す情報)

 また、同号ハ(1)((タイムスタンプ))に規定する「その他の方法」については、国税関係書類に係る電磁的記録等に付したタイムスタンプが当該タイムスタンプを付した時と同じ状態にあることを当該国税関係書類の保存期間を通じて確認できる措置をいう。(平17年課総4−5により追加)

(読み取る際の意義)

4−27 規則第3条第5項第2号ハ((タイムスタンプ))に規定する「スキャナで読み取る際に」とは、原則として電子署名を行った後、直ちに電子署名が行われた電磁的記録ごとにタイムスタンプを付すことをいうのであるが、国税関係書類をスキャナで読み取った日(電子署名を行った日)が特定できるように、書類ごとや部署ごとに電磁的記録をまとめてタイムスタンプを付している場合には、スキャナで読み取る際にタイムスタンプを付したものとして取り扱う。
  この場合、国税関係書類をスキャナで読み取った後24時間以内にタイムスタンプを付している場合には、スキャナで読み取った日が特定できるものとして取り扱うことに留意する。(平17年課総4−5により追加)

(タイムスタンプの付し方)

4−28 規則第3条第5項第2号ハ((タイムスタンプ))の規定の適用に当たり、「電子署名が行われている当該国税関係書類に係る電磁的記録の記録事項」とは、電子署名を行うことにより作成された電磁的記録の記録事項(以下4−28において「電子署名データ」という。)及び国税関係書類に係る電磁的記録の記録事項(以下4−28において「画像データ」という。)の両方を指すのであるから、電子署名データと画像データの両方を対象として、一のタイムスタンプを付す必要があることに留意する。(平17年課総4−5により追加)

(認定業務)

4−29 規則第3条第5項第2号ハ((タイムスタンプ))に規定する「財団法人日本データ通信協会が認定する業務」とは、当該財団法人が認定する時刻認証業務をいう。(平17年課総4−5により追加)

(スキャナ保存における訂正削除の履歴の確保の適用)

4−30 規則第3条第5項第2号ホ((スキャナ保存における訂正削除の履歴の確保))に規定する「国税関係書類に係る電磁的記録の記録事項について訂正又は削除を行った場合」とは、既に保存されている電磁的記録を訂正又は削除した場合をいうのであるから、例えば、受領した国税関係書類の書面に記載された事項の訂正のため、相手方から新たに国税関係書類を受領しスキャナで読み取った場合などは、新たな電磁的記録として保存しなければならないことに留意する。(平17年課総4−5により追加)

(スキャナ保存における訂正削除の履歴の確保の特例)

4−31 規則第3条第5項第2号ホ((スキャナ保存における訂正削除の履歴の確保))に規定する「国税関係書類に係る電磁的記録の記録事項について訂正又は削除を行った場合」とは、スキャナで読み取った国税関係書類の書面の情報の訂正又は削除を行った場合をいうのであるが、書面の情報(書面の訂正の痕や修正液の痕等を含む。)を損なうことのない画像の情報の訂正は含まれないことに留意する。(平17年課総4−5により追加)

(スキャナ保存における訂正削除の履歴の確保の方法)

4−32 規則第3条第5項第2号ホ((スキャナ保存における訂正削除の履歴の確保))に規定する「これらの事実及び内容を確認することができる」とは、電磁的記録を訂正した場合は、例えば、上書き保存されず、訂正した後の電磁的記録が新たに保存されること、又は電磁的記録を削除しようとした場合は、例えば、当該電磁的記録は削除されずに削除したという情報が新たに保存されることをいう。
  したがって、スキャナで読み取った最初のデータと保存されている最新のデータが異なっている場合は、その訂正又は削除の履歴及び内容のすべてを確認することができることに留意する。
  なお、削除の内容のすべてを確認することができるとは、例えば、削除したという情報が記録された電磁的記録を抽出し、内容を確認することができることをいう。(平17年課総4−5により追加)

(帳簿書類間の関連性の確保の方法)

4−33 規則第3条第5項第3号((帳簿書類間の関連性の確保))に規定する「関連性を確認することができる」とは、例えば、相互に関連する書類及び帳簿の双方に伝票番号、取引案件番号、工事番号等を付し、その番号を指定することで、書類又は国税関係帳簿の記録事項がいずれも確認できるようにする方法等によって、原則としてすべての国税関係書類に係る電磁的記録の記録事項と国税関係帳簿の記録事項との関連性を確認することができることをいう。
  この場合、関連性を確保するための番号等が帳簿に記載されていない場合であっても、他の書類を確認すること等によって帳簿に記載すべき当該番号等が確認でき、かつ、関連する書類が確認できる場合には帳簿との関連性が確認できるものとして取り扱う。(平17年課総4−5により追加)

(注) 結果的に取引に至らなかった見積書など、帳簿との関連性がない書類についても、帳簿と関連性を持たない書類であるということを確認することができる必要があることに留意する。

(4ポイントの文字が認識できることの意義)

4−34 規則第3条第5項第4号ニ((スキャナ保存における電子計算機等の備付け等))の規定は、すべての国税関係書類に係る電磁的記録に適用されるのであるから、日本工業規格X6933のテストチャートを同項第2号の電子計算機処理システムで入力し、同項第4号に規定するカラーディスプレイの画面及びカラープリンタで出力した書面でテストチャートの画像を確認し、4ポイントの文字が認識できる場合の当該電子計算機処理システム等を構成する各種機器等の設定等ですべての国税関係書類を入力し保存を行うことをいうことに留意する。
  なお、テストチャートの文字が認識できるか否かの判断に当たっては、拡大した画面又は書面で行っても差し支えない。(平17年課総4−5により追加)

(スキャナ保存の検索機能における主要な記録項目)

4−35 規則第3条第5項第5号((準用))の規定により読み替えられた同条第1項第5号イ((検索機能の確保))に規定する「取引年月日、その他の日付け、取引金額その他の国税関係書類の種類に応じた主要な記録項目」には、例えば、次に掲げる国税関係書類の区分に応じ、それぞれ次に定める記録項目がこれに該当する。
  なお、検索は国税関係書類の種類別にできることを要することに留意する。(平17年課総4−5により追加)

(1) 領収書 領収年月日、領収金額、取引先名称

(2) 請求書 請求年月日、請求金額、取引先名称

(3) 納品書 納品年月日、品名、取引先名称

(4) 注文書 注文年月日、注文金額、取引先名称

(5) 見積書 見積年月日、見積金額、取引先名称

(注) 一連番号等を国税関係帳簿書類に記載又は記録することにより規則第3条第5項第3号((帳簿書類間の関連性の確保))の要件を確保することとしている場合には、当該一連番号等により国税関係帳簿(法第4条第1項((国税関係帳簿の電磁的記録による保存等))又は第5条第1項((国税関係帳簿の電子計算機出力マイクロフィルムによる保存等))の承認を受けているものに限る。)の記録事項及び国税関係書類(法第4条第3項の承認を受けているものに限る。)を検索することができる機能が必要となることに留意する。